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【在宅ライター向け】ビジネスメールのタイトルは重要!好印象な件名のつけ方を解説

ビジネスメールのタイトルは重要!好印象な件名のつけ方を解説ビジネス
おこ丸
おこ丸

ビジネスメールの件名どうしよう?

先生
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メールタイトルのポイントを紹介しますね。

在宅ライターはメールでお客様とやり取りする機会が多いと思います。
メールでのやりとりで、すぐに作業スタートなんてこともありますね。

信頼関係が出来上がってない段階で、ビジネスメールを送るのは誰だって気を使います。

「この件名で失礼じゃないかな?」
「このタイトルで意図が伝わるかな?」

メールの件名1つで開封率や返信の速さに影響します。
お客様に親切なビジネスメールのポイントを確認しましょう。

今回はビジネスメールの件名のつけ方を解説します。

副業ライターや在宅ワークを始めたばかりの方におすすめ。
好印象なコミュニケーションで、次の受注につなげましょう。

おこ丸の信頼性
  • フリーランス5年目
  • 毎日お客様とメール対応
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  • ビジネスメールの件名ルール
  • お客様が感じるタイトル印象

【ビジネスメール】件名は用件を具体的に書くこと

件名ポイントの結論です。
緊急性・用件が具体的に書くこと!

ビジネスパーソンは忙しく、メールのチェックを片手間に行う方も多いです。
日々たくさんのメールを見る方はどうしているでしょうか?

自分なりの基準で優先順位を付け、急ぎのメールから開封するでしょう。
受け手が判断しやすいように、ビジネスメールの件名は明確に用件を書く必要があります。

まずメール件名でありがちな悪い例は以下の通りです。

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  • ご依頼の件につきまして
  • 納期のご相談
  • 質問があります

パッと見は丁寧で感じが良いですが、緊急性と用件はふわふわしていますね。
では少し工夫した件名を見てください。

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  • 【対応可能です】案件No.1234(ライター:おこ丸)
  • 【納期の延長相談】6/26〆切→6/29延長希望(案件No.1234)
  • 【6/29までに回答希望】:案件No.1234の質問(ライター:おこ丸)

タイトルを見ただけで開封する優先順位をつけやすくなりました。
わたしの件名ルールは以下の通りです。

おこ丸の件名ルール
  • 冒頭 :【】で緊急性を示す
  • 真ん中:具体的な用件
  • 最後 :()で案件名や名前を入れる

【ビジネスメール】タイトルの書き方3選

読み手としてメールを受け取ると、NGなメール件名は直感で分かると思います。
一方で送り手だとなぜか無意識にやってしまう落とし穴。

ビジネスメールを送る際は、以下3ポイントを気にしましょう。

メール1通に用件は1つだけ

すごく当たり前のことなのですが、わりと守られていません。
1つのメールに複数用件を書くのは止めましょう。

別件で同じ担当者へメールしたい場合は、別タイトルで送ってください。

タイトルで用件を明確にする

結論で話した通り【】を活用して、相手に用件を簡潔に伝えます。
よく在宅ワーカーが使いそうなパターンをまとめてみました。

メール件名の例
  • 【緊急】
  • 【重要】
  • 【ご報告】
  • 【ご相談】
  • 【質問】
  • 【納期のご相談】
  • 【〇/〇までに返信希望】
  • 【返信不要】

件名の末尾に名前・職種・案件名を入れる

メールの優先順位を決める情報は、具体的な用件だけでは少ないです。
数多くのメールチェックする人のために、「誰から、どの職種、何の案件」といった重要情報を含めましょう。

メール末尾に()内に名前、職種、案件名を入力します。
どれを入れるかはメール用件や緊急度によって判断してください。

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  • 【緊急】納期延長のご相談(案件名:No.1234/ライターおこ丸)
  • 【質問】案件名:No.1234の競合調査について(ライターおこ丸)
  • 【ご報告】案件名:No.1234納品完了(おこ丸)

案件名、職種、名前を組み入れることで、受け手もメール開封の優先度が判断できるようになります。

多すぎて困ることはないと考えています。
お客様が名前で「あっ、いつも頑張っているライターさんだ」と浮かぶまでは記名した方が良いでしょう。

【ビジネスメール】NGなタイトル事例3選

メールの件名でよくある失敗パターンをご紹介します。
こちらを注意するだけで、かなりメールのクオリティは上がると思います。

常に【緊急】や【重要】で送る

いつもメール件名に【緊急】や【重要】と送るのは止めましょう。
あなたにとって緊急であっても、一般的なビジネス感覚で考えてください。

あまりに多発すると「この人はいつも急ぎと言っているけど、実際はいつも違うから後で見よう」と思われる可能性が高いです。

不測の事態が起こらない限り、緊急や重要ワードを使用するのは控えましょう。
また、本当に緊急や重要が多発している場合は、作業の手順を見直した方が良いかもしれません。

タイトルと本文内容が一致しない

メール本文を書いていて「あっ、これも伝えたい。」と別件を追加してしまうパターン。

お客様が2つの用件に回答してくれる保証はないので、基本的に1メール1用件でメール本文を書いてください。

緊急意識が低い件名でメールを送信

契約終了につながりやすいので、優先順位を意識して件名を入力してください。
送り手からすると「つい、うっかり」や「そこまで緊急性を感じなかった」かもしれません。

必ず在宅ライターには納期があります。
受け手としては「もっと緊急性を伝えていたら対処できたのに」という不満が残り、ワーカーのイメージダウンにつながることも。

納期に影響する報告はメールで事実を送信した後に、可能であれば電話でできるだけ早く担当者へ伝えるようにしてください。

納期に間に合わなかったとしても、そこまでに至る連絡姿勢によって印象はかなり変わります。(※納期は守ることは前提です。)

まとめ:【ビジネスメール】件名でお客様の信頼を得よう!

今回はビジネスメールの件名がいかに重要で、どんな工夫が必要かをご紹介しました。
スムーズなコミュニケーションはお客様からの信頼を得やすいです。
良ければ日々のビジネスメールで試してみてください。

在宅ライターに特化して語りましたが、ビジネスパーソン全体で役立つポイントだと思っています。メールの件名は重要なアピールポイントと覚えておきましょう。

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  • ビジネスメールの件名は用件を具体的に書く
  • 【緊急性】具体的な用件(案件名/名前/職種)を入れる
  • 【緊急】や【重要】を多用しない
  • 1メールにつき1用件で送信する
  • 緊急メールはTEL補足などお客様に伝える努力を欠かさない
  • コミュニケーションの不満が契約終了の理由になる
おこ丸
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お客様の件名スタイルも参考にしてくださいね。

先生
先生

伝える努力が相手との信頼関係を作りますよ!

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